Gestion électronique des documents

L’activité de numérisation s’est considérablement développée ces dernières années car les entreprises sont toutes en train d’opérer leur transition numérique et ont besoin d’un accompagnement efficace et professionnel dans ce domaine.

Numérisation des dossiers et contrats

Nous procédons pour nos clients à la numérisation de contrats entrants après avoir vérifié leur conformité (dans le jargon, on parle de « topage » pour évoquer cette vérification).

OCR - Lecture Automatique de Documents

Nous réalisons également des développements spécifiques de lecture de codes-barres ou de champs de caractères permettant de renommer automatiquement chaque document afin qu’il soit introduit dans la base de données du client et qu’il soit facilement retrouvé (ici, on parle d’océrisation – qui vient de l’acronyme Optical Character Recognition OCR – soit Reconnaissance Optique des Caractères).

Indexation - Reprise d'historique

Nous faisons également ce que l’on appelle de la reprise d’historiques. C’est-à-dire que l’équipe structure, numérise et indexe les documents selon un plan de classement déterminé avec le client. L’historique numérisé est livré sur supports optiques ou accessible en ligne sur un serveur dédié et sécurisé (SFTP).

Nous utilisons Alchemy, une application Windows simple, puissante et efficace qui permet de créer des espaces de stockage sécurisés (armoires ou containers de documents) pour gérer en un point unique tous les documents et données produites ou reçues par les entreprises quel que soit leur format.

Les avantages pour votre entreprise

Destruction confidentielle et recyclage des archives

Une fois que les documents d’archives ont été numérisés et dès lors que les versions papiers ne sont plus nécessaires, nous les collectons afin qu’ils soient broyés puis envoyés vers les filières de recyclage.

Des formations en interne

En tant que partenaire direct de Numeryspro, un centre de formation spécialisé dans la numérisation, nous proposons aussi de former les salariés de nos entreprises clientes aux techniques de numérisation.

Un transfert de compétences

Lorsque les clients bénéficient de prestations de numérisation et qu'ils sont situés sur plusieurs territoires différents, la formation et le recrutement se font auprès d’acteurs de ces territoires afin de favoriser l’emploi local.

Les enjeux pour votre entreprise

Gagner du temps, de la place et de la sérénité

Le traitement des documents mobilise d’importantes ressources en interne, aussi bien humaines que techniques.

La mise en place d’un plan de classement permet d’éviter une dispersion des versions, de faciliter les recherches, de gagner du temps lors du rangement, et d'harmoniser les pratiques. Cela permet d’améliorer l’accès à l’information et de retrouver rapidement les documents recherchés.

L’archivage et la sécurisation des documents papiers permettent aussi d’éviter d’avoir des locaux saturés par des archives.

Cela limite également le risque d’avoir des archives inexploitables suite à un sinistre incendie ou dégâts des eaux, d’être confronté à un problème d’organisation et de gestion, ou d’être pénalisé financièrement suite à un contentieux ou contrôle fiscal pour non production des pièces demandées.

Grâce à la prestation de numérisation, l’ensemble des collaborateurs de nos clients partagent les mêmes informations dans des dossiers numériques en temps réel, en toute confidentialité depuis n’importe quel poste et même à distance.

Numérisation, destruction d'archive...