Les obligations concernant l’archivage des documents

Le délai d’archivage des documents est réglementé en France afin de conserver des traces écrites en cas de litige. Des règles d’archivage et des délais de prescription ont ainsi été établis.

Par exemple, un contrat ou une convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale doit être conservé 5 ans, tout comme les documents bancaires. Certains documents doivent être conservés plus longtemps, tel que les documents fiscaux (6 ans) ou la plupart des documents comptable (10 ans).

Vous pouvez retrouver le détail des règles et des délais d’archivage sur le site de l’administration française.

Les obligations concernant la destruction confidentielle.

La destruction des informations est obligatoire selon la Loi Organique 15/1999 sur « la Protection des Données Personnelles ». En cas d’infraction, les sanctions peuvent aller jusqu’à 600.000€.

Toutes les entreprises ont besoin d’avoir recours à un système de destruction d’information permettant de préserver ces entreprises et leurs parties prenantes des risques potentiel liés à la diffusion d’informations.

Selon l’article 226-22 du Code pénal, « le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. « 

Un dirigeant d’entreprise a donc l’entière responsabilité des documents qu’il détient et doit être très vigilant quant au devenir de ces informations.

Le Groupe B&P vous accompagne en vous proposant des solutions de stockage et d’archivage.